Beschreibung
Einleitung Das Persönliche Effektivitäts-Programm: Woran es fehlt Läuft Ihnen scheinbar dauernd die Zeit davon? Haben Sie manchmal das Gefühl, von Ihrer Arbeit erschlagen zu werden? Kommt es Ihnen meistens so vor, dass Sie bis zum Hals in Papierkram versinken? Wünschen Sie sich mehr Zeit für das, was Sie immer schon mal tun wollten? Machen Sie oft bis spät abends oder an den Wochenenden Überstunden, um nachzuholen, was Sie während der normalen Arbeitszeit nicht geschafft haben? Geraten Sie wegen unerledigter Aufgaben in Stress? Fällt es Ihnen schwer, eine Aufgabe abzulehnen? Vergeuden Sie Zeit bei Besprechungen? Bekommen Sie die Ineffizienz Ihrer Kollegen am eigenen Leib zu spüren? Können Sie sich kaum darauf konzentrieren, Ihr Leben beruflich und privat langfristig zu verbessern, weil Sie ständig überlastet sind oder Krisen meistern müssen? Fragen Sie sich manchmal, ob Sie am Arbeitsplatz und im Leben wirklich das erreichen, was Sie wollen? Wünschen Sie sich, dass bei all der Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Arbeit stecken, mehr herauskommt? Würden Sie gern öfter ausspannen oder Urlaub machen? Die meisten Menschen beantworten diese Fragen mit einem nachdrücklichen "Ja". Wenn es Ihnen genauso geht, machen Sie sich auf eine angenehme Überraschung gefasst: Sie können diese Probleme bewältigen. Sie können das erreichen, was Ihnen beruflich und privat am wichtigsten ist, und trotzdem noch Zeit für sich selbst, für Ihre Familie und für die Dinge finden, die Sie gern tun würden. Die Wurzeln von PEP In den frühen 1980er Jahren lebte ich in Schweden und leitete eine kleine Unternehmensberatung. Um neue Kunden zu gewinnen, entwickelte ich ein damals einzigartiges Vergütungssystem: Ich würde kein Honorar nehmen, bis mein Kunde messbare Resultate vorweisen konnte. In Verhandlungen mit potenziellen Kunden war es zentral festzulegen, was diese messbaren Resultate sein könnten. Da ich mich auf Marketing- und Vertriebsthemen spezialisiert hatte, konnte ich meinen Kunden in der Regel quantifizierbare Ziele vorschlagen, meist steigende Umsatz- oder Kundenzahlen. Als nächstes musste ich für meinen Kunden Vertriebsstrategien entwickeln, die diese steigenden Umsatz- oder Kundenzahlen herbeiführten. Das war einfacher als erwartet: Ich musste nur die Verantwortlichen in den Unternehmen fragen, was sie tun würden, um die gewünschten Steigerungen herbeizuführen. In den meisten Fällen war ihnen klar, was zu tun war. Ich entwickelte daraufhin einen Plan, der auf ihren Empfehlungen basierte. Und nun kommt das Interessante: In fast allen Fällen stellte ich, wenn ich wieder in das Unternehmen kam, fest, dass dieser Plan nicht umgesetzt worden war! Den Mitarbeitern fehlte die Zeit; sie hatten zu viele andere Aufgaben auf dem Tisch, Kollegen waren durch Urlaub oder Krankheit ausgefallen. Mir wurde schnell klar: Ich würde die Leute in den Unternehmen dazu bringen müssen, meinen Plan auch umzusetzen - oder ich würde niemals ein Honorar sehen. Die Angestellten waren in ihren täglichen Routinen gefangen, sie verbrachten viel Zeit damit, Unterlagen zu suchen, oder sie waren auf viele andere Arten unorganisiert, und es entwickelte sich zu meiner Hauptaufgabe, ihnen nicht beim Erreichen ihrer Marketing- oder Vertriebsziele zu helfen, sondern dabei, sich vernünftig zu organisieren. Es gelang mir schnell, einen Kundenstamm aufzubauen. Einer meiner Kunden war ein Zweig der Svenska Handelsbanken, eine der profitabelsten Banken von Schweden. Sie beauftragten mich mit der Aufgabe, das Gesamtvolumen der Kundengelder auf Sparkonten zu erhöhen - ein klar messbares Resultat. Gemeinsam mit dem Managementteam und den Mitarbeitern erarbeitete ich einen Marketingplan. Dann aber kam der härtere Teil der Aufgabe: dafür zu sorgen, dass dieser Plan umgesetzt wurde. Bei der Svenska Handelsbanken hielt eine Reihe von Dingen die Mitarbeiter davon
InhaltsangabeInhalt Vorwort 11 Einleitung 15 Das Persönliche Effektivitäts-Programm: Woran es fehlt 15 Die Wurzeln von PEP 16 Die Ursache des Problems 18 Wie geht man dieses Problem an? 20 Bis ins Detail 21 Die Lösung 22 Es wird nicht einfach, aber es lohnt sich 23 1 Tun Sie's sofort 25 Wie das Persönliche Effektivitäts-Programm funktioniert 26 Fangen Sie bei Ihrem Arbeitsplatz an 28 Nichts mehr auf die lange Bank schieben 31 Nicht alles kann oder sollte man sofort tun 44 Machen Sie sich Entschlusskraft zur Arbeitsgewohnheit 45 Gewöhnen Sie sich an, alles sofort zu tun 46 Perfektion 47 Disziplin 48 2 Organisieren Sie sich sofort 51 Über das Soldatenleben 51 Das Durcheinander beseitigen 52 Wie kommt es zum Durcheinander? 53 Warum die Unordnung bleibt 54 Aus den Augen, aus dem Sinn? 55 Übersehen Sie nicht das Offensichtliche 56 Beginnen Sie mit dem Grundlegenden 59 Ihre Büroutensilien 59 Beobachten Sie den Markt für Büroartikel 63 Ablagesysteme - fangen Sie mit dem Papierkram an 64 Ablage und Beschriftung 77 Elektronische Ablagesysteme 78 Am Anfang steht das Betriebssystem 80 Eine Sicherungskopie Ihrer Festplatte erstellen 80 Abspeichern und Benennen von Dateien 81 Organisation allgemein zugänglicher Daten 85 Organisation von E-Mails 90 Erstellen und Verwalten Ihres E-Mail-Adressbuchs 192 Bookmarks verwalten 93 Strukturieren Sie Ihren Desktop 94 Mit Suchfunktionen arbeiten 94 Organisation anderer Medien 96 3 Bauen Sie Routinen auf 101 Führen Sie ein Aktivitätsprotokoll 102 Ihr Aktivitätsprotokoll im Rechner 104 Dämmen Sie die Informationsflut ein 104 Zum Thema Eingangskorb 106 Erledigen Sie Routinearbeiten in einem Rutsch 107 Planen Sie und vermeiden Sie ständige Entscheidungszwänge 109 Parkinsons Gesetz und Zeiteinteilung 110 Zeitblöcke 111 Telefonate hintereinander weg erledigen 112 Der richtige Umgang mit E-Mails 114 Externe und interne Post 116 Zu Lesendes 117 Wöchentliche Einzelgespräche 118 Tägliche Besprechungen mit Assistenten 119 Mit Störungen umgehen 120 Respektieren Sie anderer Leute Zeit 122 So funktioniert es 124 Fallstricke 125 4Planen Sie sofort 129 Der Zweck des Planens 131 Grundzüge der Planung 133 Prioritäten setzen 133 Zeitmanagement 134 Ist es den Aufwand wirklich wert? 135 PEPPlanung 136 Tagesplanung 137 Wochenplanung 137 Projektplanung 146 Strategieplanung 154 Zielsetzung 156 Werte 158 5Der richtige Umgang mit E-Mails 165 Stress durch Unterbrechungen 166 Kontrollieren Sie, was Sie erhalten 167 Je mehr EMails Sie versenden, umso mehr erhalten Sie auch 168 Agieren statt reagieren 169 Haben Sie einen Assistenten? 169 Der Umgang mit Spam 170 "Cc" und "Allen antworten" 172 Informationen effizient verwalten und bearbeiten 173 Addins für EMailProgramme Informationen organisieren 173 Standards festlegen 174 Bearbeiten Sie E-Mails sofort! 176 Instant Messaging 178 Unerledigtes 179 Erinnerungsfunktion 180 Lesen Sie schneller! 180 Goldene Regeln für den E-Mail-Verkehr 181 Keine leichte Aufgabe! 183 6Ziehen Sie eine Sache durch und bleiben Sie am Ball 185 Ausdauer 185 Ausdauer, Routine und Gewohnheiten - wie Sie lernen, auch unliebsame Dinge zu erledigen 186 Vergessen Sie, sich erinnern zu müssen 188 Vertieftsein und Zeit 189 Schaffen Sie sich effektive Systeme, um auf dem Laufenden zu bleiben 191 Gedächtnisstützen aus Papier 191 Aufgabenbuch 192 Terminkalender 195 Arbeitsgruppen 199 Informiert bleiben und delegieren 200 Delegieren mithilfe elektronischer Hilfsmittel 202 Ausnahmen von der Regel 204 Integrieren Sie das Nachhaken in Ihren Arbeitsprozess 204 7Tun Sie's sofort richtig 207 Warum ist Qualität so wichtig? 208 Kaizen 210 PEP ein praktisches Hilfsmittel zur Qualitätsverbesserung 211 6S 211 Kaizen am Arbeitsplatz 215 Seine Kunden und deren Bedürfnisse erkennen 216 Benchmarking 217 Konzentrieren Sie sich auf die Vorbeugung 218 Stufenweise Verbesserung 218 Kontinuierliche Veränderung 2
Autorenporträt
Kerry Gleeson ist der Gründer und CEO des Institute for Business Technology (IBT), einer international agierenden Beratungsfirma, die weltweit bereits mehr als eine Million Führungskräfte dabei unterstützt, die Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe in ihren Teams zu verbessern.
